De regels en het prospectus voor een bepaalde kunsttentoonstelling zijn er om de beheerders en de juryleden een manier te bieden om de inzendingen die zijn ingediend te sorteren, categoriseren en evalueren. Kunstenaars die hun inzendingen naar een show sturen en die hun bestanden niet correct hebben gelabeld of die de vereisten voor bestandsbeschrijving niet hebben gevolgd, laten hun kunst misschien niet eens bekijken door de juryleden. In veel gevallen wordt het gewoon niet eens overwogen, omdat niemand de tijd heeft om naar de inzendingen te zoeken en deze vervolgens te matchen met het papierwerk, het formulier enz. Van de kunstenaar. groter dan vereist, kunnen de beheerders het dan moeilijk hebben om de vermeldingen te beheren, in te zien en of op te slaan. Als het bestand kleiner is dan vereist, kan het zijn dat de juryleden moeite hebben met het bekijken van de inzendingen en dat de jury mogelijk ook de kwaliteit niet kan beoordelen.